Quittances & paiements
Comment faire une quittance de loyer (et arrêter de la refaire chaque mois)
Mis à jour le 15 juin 2026 · 5 min de lecture
La quittance de loyer est le reçu que le bailleur remet au locataire pour attester du paiement de son loyer et de ses charges. Elle est gratuite et obligatoire dès lors que le locataire la demande.
Rien de compliqué sur le principe — mais la refaire chaque mois, recopier les montants et la renvoyer finit par être une corvée. Voici comment l'établir correctement, puis comment l'automatiser.
Quand le bailleur doit-il fournir une quittance ?
La loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à délivrer gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. Vous ne pouvez pas la facturer, ni la conditionner à quoi que ce soit.
Elle n'est due qu'une fois le loyer intégralement payé. En cas de paiement partiel, on délivre un reçu pour le montant versé, pas une quittance.
Les mentions obligatoires
Une quittance conforme doit faire apparaître précisément les éléments suivants :
- L'identité du bailleur (nom, adresse) et du locataire
- L'adresse du logement loué
- La période concernée (le mois couvert)
- Le détail des sommes : loyer hors charges et provision pour charges, distingués
- Le montant total réglé et la date du paiement
- La date d'émission et la signature du bailleur
Papier ou format électronique ?
La quittance peut être transmise au format dématérialisé (PDF par email) à condition que le locataire ait donné son accord. En pratique, le PDF est devenu la norme : plus simple à archiver pour les deux parties.
Conservez systématiquement une copie de chaque quittance émise : c'est une preuve utile en cas de litige sur les paiements.
L'erreur classique : tout refaire à la main
Le piège, c'est le modèle Word qu'on rouvre chaque mois : on recopie les mêmes informations, on change juste le mois, on exporte en PDF, on cherche l'email du locataire. Multiplié par douze, c'est du temps perdu et une source d'erreurs (mauvais mois, montant oublié).
L'enjeu n'est pas de savoir faire une quittance — c'est de ne plus avoir à y penser.
Automatiser : le loyer reçu déclenche la quittance
Avec BailPilot, vous renseignez votre bail une seule fois. Ensuite, chaque mois, il vous suffit de marquer le loyer comme reçu : la quittance PDF conforme est générée, numérotée, archivée, et proposée à l'envoi par email à votre locataire.
Vous gardez la main : rien n'est envoyé sans votre clic. Et tout l'historique reste rangé dans votre coffre documentaire.
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DécouvrirQuestions fréquentes
La quittance de loyer est-elle obligatoire ?+
Le bailleur doit la fournir gratuitement dès que le locataire la demande. Il ne peut pas la facturer ni la refuser.
Peut-on envoyer une quittance par email ?+
Oui, au format dématérialisé (PDF), à condition que le locataire ait donné son accord pour ce mode de transmission.
Faut-il distinguer le loyer des charges sur la quittance ?+
Oui. La quittance doit faire apparaître séparément le loyer hors charges et la provision pour charges, ainsi que le total réglé.